Når halvdelen af teamet sidder hjemme tre dage om ugen, bliver de dage, hvor alle er fysisk til stede, pludselig værdifulde. Alligevel bruger mange virksomheder dem på præcis det, der fungerer fint over video: statusmøder, slides og planlægning. Teamdagen bør være det modsatte, og det kræver, at man planlægger den som et arrangement, ikke som en arbejdsdag med flere mennesker i lokalet.
Gør det, der ikke kan gøres på skærmen
Uformelle samtaler, konfliktløsning, onboarding af nye kolleger og ren og skær hygge er det, hybride teams mister. Læg derfor det faglige indhold i den første halvdel af dagen, og lad anden halvdel være løst struktureret med aktiviteter, der kræver, at folk står op og taler med hinanden. Det lyder banalt, men det er den del, der oftest bliver klippet, når dagsordenen er fuld.
Pauserne er ikke pauser
På kontoret sker de vigtige samtaler ved kaffemaskinen, og en teamdag skal genskabe det. Det er grunden til, at flere virksomheder henter forplejningen ind som et indslag frem for et bord med kander. En kaffevogn til firmaarrangementer med barista gør ankomsten til et samlingspunkt, mens kollegerne drypper ind, og giver eftermiddagens pause et naturligt sted at stå. Udlejere som Sweets to the Streets kører til virksomheden med vognen og tager sig af strøm, opsætning og oprydning, så arrangøren ikke skal bruge sin egen dag på logistik.
Husk dem, der ikke kunne komme
Der vil altid være en kollega på barsel, en på kundebesøg eller en i en anden tidszone. Beslut på forhånd, om de kobles på til den faglige del, og send dem noget bagefter: et referat af beslutningerne, billederne fra dagen, en lille pakke. Det er forskellen på et hybridt team, hvor alle hører til, og et, hvor de fjerne kolleger langsomt bliver til navne på en skærm.
Evaluér på det rigtige
Spørg ikke, om dagen var effektiv. Spørg, om folk talte med nogen, de ikke plejer at tale med. Det er det, teamdagen er til for, og det er det eneste, videomødet aldrig kommer til at kunne.